Grundsätzlich kann man die Umsetzung eines Energiespar-Contracting-Projektes in drei Hauptphasen unterteilen:
Beispielhaft wird hier auf die Umsetzung eines Energiespar-Contractingprojekts der Öffentlichen Hand eingegangen.
Vorbereitungs- und Vergabephase
Bestandsaufnahme, Liegenschaft auswählen und auswerten
Zunächst werden geeignete Liegenschaften ausgewählt und Voruntersuchungen durchgeführt. Dabei sind die jeweils geltenden Vorgaben einzuhalten (z. B. haushaltsrechtlich).
Ausschreibung vorbereiten, Ziele und Anforderungen definieren, Zuständigkeiten klären
Im Unterschied zu privatwirtschaftlichen Unternehmen sind öffentliche Auftraggeber bei der Angebotseinholung und der Auftragsvergabe an die Einhaltung formeller Vergaberichtlinien (VOB/A für Bauleistungen, VOL/A für sonstige Leistungen) gebunden. Daher werden in diesem Schritt die wesentlichen Vorgaben für die Auftragsvergabe des Projekts erarbeitet. Dies ist zum Beispiel die Entscheidung für das ein- oder zweistufige Verfahren oder die Vorgabe von Pflichtmaßnahmen. Im Vorfeld der Ausschreibung sind zudem Genehmigungen, Vollmachten und Berechtigungen für den Abschluss des Vertrages zu klären.
Vergabeordnung wählen
Der Erfolgsgarantie-Vertrag ist ein typengemischter Vertrag. Er enthält Bauleistungs- und Dienstleistungsanteile. Als Vergabeordnung kommen daher sowohl die VOB/A als auch die VOL/A in Frage. Zu wählen ist diejenige Vergabeordnung, in welcher der Schwerpunkt der Leistungen zu erwarten ist. Die Auswahl hängt dabei nicht von den tatsächlichen Ergebnissen der Ausschreibung, sondern von der Einschätzung des Auftraggebers im Vorfeld ab, welche Maßnahmen zur Energieeinsparung voraussichtlich von den Bietern vorgeschlagen werden. Beim Energiespar-Contracting liegt der Schwerpunkt in der Regel im Bereich der Bauleistungen und damit im Geltungsbereich der VOB/A. Inzwischen gibt es jedoch auch Projekte mit hohem Dienstleistungsanteil, die nach VOL/A ausgeschrieben werden. Dies ist zum Beispiel bei sehr geringem Sanierungsbedarf der Fall, wenn das Know-how des Contractors zur Anlagenoptimierung im Vordergrund steht.
Vergabeverfahren festlegen
Nach Wahl der Vergabeordnung stellt sich die Frage, welches Vergabeverfahren zulässig und sinnvoll anzuwenden ist (offenes, nicht-offenes Verfahren oder Verhandlungsverfahren). Das geeignete Verfahren für die Vergabe von Energiespar-Contracting ist in der Regel das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb, wie es bei einer europaweiten Vergabe und in Liegenschaften der Verteidigung und Sicherheit angewandt werden kann.
Vergabeunterlagen
In den Vergabeunterlagen werden die Gebäude und technischen Anlagen dokumentiert und alle Festlegungen zusammengestellt. Aus den Energiekosten eines Referenzjahres wird die sogenannte Baseline erstellt, die den Bietern als Bezugsgröße für die Ermittlung der Einspargarantie dient.
Vergabebekanntmachung
Sind die Vergabeunterlagen fertiggestellt, kann die Vergabebekanntmachung veröffentlicht werden. Dies erfolgt bei europaweiten Ausschreibungen im elektronischen Amtsblatt der Europäischen Union. Mit der Absendung der Vergabebekanntmachung beginnt das Vergabeverfahren. Regelfall im Contracting ist das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb.
Teilnahmewettbewerb
In zweistufigen Vergabeverfahren dient der Teilnahmewettbewerb dazu, die Zahl der Bieter zu reduzieren, die anschließend zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden. Dazu prüft der Auftraggeber die Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Gesetzestreue der Bewerber. Aus den eingegangenen Bewerbungen werden geeignete Bieter ausgewählt. Dies entspricht der Eignungsprüfung im einstufigen Verfahren.
Analysephase
Angebotserstellung / Grobanalyse
Die ausgewählten Bieter werden mit dem Versand der Vergabeunterlagen aufgefordert Maßnahmen zur Energiekosteneinsparung, das damit verbundene Einsparpotenzial, die erforderlichen Investitionen und die CO2-Einsparungen im Rahmen einer Grobanalyse zu ermitteln. Zu diesem Zweck wird den Bietern Gelegenheit gegeben, die Liegenschaft(en) zu besichtigen.
Angebotsbewertung
Die Angebote sind auf Vollständigkeit und Plausibilität zu prüfen; offene Fragen sind dem Contractor vor den Verhandlungen zuzuleiten. Die wirtschaftliche Bewertung von Energiespar-Contracting erfolgt grundsätzlich nach Maßgabe der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit und wird in einer Nutzwertanalyse beurteilt.
Verhandlungsgespräche
Die Angebotsverhandlungen dienen im Wesentlichen dazu, die Vergleichbarkeit der Angebote herzustellen und ihre Wirtschaftlichkeit zu optimieren.
Wirtschaftlichkeitsvergleich mit Eigenbau
Den Einsparungen und Kosten des wirtschaftlichsten Contracting-Angebots sind die Einsparungen und Kosten bei Eigenbau gegenüberzustellen. Der Bestbieter wird mit der Eigenbesorgung gemäß den Wertungskriterien verglichen. Ist die Punktezahl des Bestbieters nach der Wertung höher, wird dessen Angebot bezuschlagt. Ist die Punktezahl der Eigenbesorgung nach der Wertung höher, kommt es zur Aufhebung der Ausschreibung.
Vertragsabschluss
Ist der wirtschaftliche Vorteil der Contracting-Lösung gegeben wird der Erfolgsgarantie-Vertrag mit dem Bestbieter abgeschlossen. Der Erfolgsgarantie-Vertrag regelt unter anderem die vom Contractor abgegebene Garantie über die Energiekosteneinsparung, die Beteiligung des Auftraggebers an der garantierten Energiekosteneinsparung sowie die Höhe der garantierten Investitionen in Energiesparmaßnahmen. Im Rahmen der Verhandlungen vorgenommene Änderungen sind zwingend in die Vertragsunterlagen aufzunehmen.
Feinanalyse
Im zweistufigen Verfahren für Liegenschaften mit höherem Komplexitätsgrad führt der Contractor eine detaillierte Feinanalyse durch. In dieser werden die in der Grobanalyse prognostizierten Energiekosteneinsparungen und erforderlichen Investitionen im Detail analysiert und verifiziert. Dabei kann das Maßnahmenpaket aus der Grobanalyse noch angepasst werden, wenn durch andere oder zusätzliche Maßnahmen ein gleichwertiges Ergebnis erzielt werden kann. Die Kosten für die Feinanalyse und der Zeitbedarf (etwa ein bis vier Monate) werden vom Bieter ermittelt und bereits im Angebot benannt.
Leistungsphase
Planung
Auf Basis seiner Analyse plant der Contractor die Energieeffizienzmaßnahmen im Detail. Maßnahmenänderungen im Vergleich zum Angebot sind nur nach Zustimmung durch den Nutzer (= AG) zulässig.
Freigabe Planung
Die vorgeschlagenen Maßnahmen sind auf Plausibilität und auf Übereinstimmung mit dem Angebot zu überprüfen.
Maßnahmenumsetzung
Im Zuge der Energiesparmaßnahmen werden Anlagen oder Komponenten ausgebaut und gegen effiziente Technik ersetzt bzw. ergänzt. Der Contractor tätigt die dazu erforderlichen Investitionen.
Abnahme
Der letzte Schritt ist die Abnahme sämtlicher Energiesparmaßnahmen durch den Auftraggeber.
Garantie/ Instandhaltung
Ab der Abnahme beginnt die Garantiephase und der Contractor haftet für die vertraglich garantierten Energiekosteneinsparungen (Hauptleistungsphase). Am Ende einer Abrechnungsperiode (in der Regel einmal pro Jahr) legt er eine Jahresbilanz vor - aus dieser geht hervor, ob die Einsparungen erreicht oder nicht erreicht wurden.
Prüfung Abrechnung/ Vergütung
Der Contractor bereinigt i. d. R. die Abrechnungen. Hierbei werden vom Nutzer verursachte Mehrverbräuche z. B. aufgrund von defekten Anlagen oder längeren Nutzungszeiträumen herausgerechnet - diese sind genauestens zu prüfen und ggf. zu korrigieren. Minderverbräuche, die auf Maßnahmen des Nutzers/ Bauamtes zurückzuführen sind, müssen ebenfalls berücksichtigt werden und Inhalt des Jahresberichtes sein.
