Formale Abläufe im Verfahren
Auf dieser Seite möchten wir Ihnen einige Anregungen geben, worauf Sie bei der Vorbereitung und Durchführung des Verfahrens achten können, um ein Contracting-Projekt erfolgreich zu gestalten.
Schriftverkehr
Schriftverkehr der Bieter sollte ausschließlich an die Vergabestelle gerichtet und von dort aus verteilt werden. Die Bieter sollten aufgefordert werden, alle Fragen schriftlich zu stellen.
Nicht-Öffentliche Angebotseröffnung
Um die Verhandlungen mit allen Bietern unabhängig voneinander führen zu können, sollte die Angebotseröffnung nicht öffentlich durchgeführt werden. Eine Angebotseröffnung mit Bieteröffentlichkeit nach VOB §14 ist im Verhandlungsverfahren nicht erforderlich.
Sicherheitsüberprüfung
Bestehen für eine Liegenschaft besonders hohe Sicherheitsanforderungen, wie es zum Beispiel bei Justizgebäuden, Kriminalämtern oder Liegenschaften der Polizei der Fall sein kann, sollte dies bereits in den Vergabeunterlagen explizit berücksichtigt werden. Die Bieter sollten informiert werden, in welchem Umfang Zugangsbeschränkungen bestehen oder eine Sicherheitsüberprüfung der Mitarbeiter erfolgen wird.
Eingeschränkte Zugänglichkeiten oder Prüffristen sollten auch bei der Aufstellung des Terminplans berücksichtigt werden.
Arbeitshilfe zum Erstellen von Vergabevermerken
Als Arbeitsmittel für die Durchführung von Bauvorhaben des Bundes dient das das Vergabe- und Vertragshandbuch für die Baumaßnahmen des Bundes (VHB 2008). Das Vergabehandbuch regelt die Vergabe und vertragliche Abwicklung von Bauleistungen und setzt die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB), Teil A und B um. Es schafft die Voraussetzung für eine weitestgehend einheitliche, rechtssichere Durchführung von Vergabeverfahren.
Unter anderem enthält es eine Arbeitshilfe zum Erstellen von Vergabevermerken.
Link zur 
VHB 2008 beim BMVBS.
Datei herunterladen: Hier können Sie die VHB 2008 - Arbeitshilfe zum Erstellen von Vergabevermerken direkt herunterladenAngebotsvarianten (Nebenangebote)
Bereits für die Ausschreibung müssen Sie festlegen, ob Sie verschiedene Angebotsvarianten (Nebenangebote) eines Bieters zulassen. Im Energiespar-Contracting ist dies sinnvoll, da Bieter dann verschiedene Konzepte für die Energiesparmaßnahmen vorstellen können.
Die Mindestanforderungen an die Nebenangebote müssen gut beschrieben werden. Damit die Angebote direkt vergleichbar sind, ist es sinnvoll, an die Varianten die gleichen Anforderungen wie an das Hauptangebot zu stellen, zum Beispiel im Hinblick auf die Pflichtmaßnahmen und ggf. weitere technischen Angebotskonditionen.
Die Varianten werden ebenso wie das Hauptangebot über den Kapitalwert und die Nutzwertanalyse bewertet (
Angebotsbewertung).
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