Bestandsunterlagen: Eine wichtige Kalkulationsgrundlage
- Übersichtsgrundrisse und Anlagen-Schaltschemata helfen den Contracting-Bietern dabei, die energetische Qualität eines Gebäudes zu bewerten.
Eine gute Bestandsdokumentation liefert den Bietern eine sichere Informations- und Kalkulationsgrundlage und führt zu verlässlichen Angeboten.
Musterverträge enthalten dazu in der Regel die sogenannten Erhebungsbögen, die gemeinsam mit den Ausschreibungsunterlagen den Bietern zur Verfügung gestellt werden. Um eine Ausschreibung in guter Qualität zu gewährleisten, sollten die Bögen vom Auftraggeber soweit wie möglich ausgefüllt und um weitere Unterlagen ergänzt werden. Dabei sollte insbesondere auf energierelevante Anlagen wie zum Beispiel Heizkessel, Lüftungsanlagen oder Kältemaschinen hoher Wert gelegt werden
Zusammenstellung der Unterlagen
Viele Unterlagen werden bereits für die Vorbereitung des Verfahren durchgesehen und genutzt, zum Beispiel um die Erhebungsbögen auszufüllen. In dieser Phase lassen sich die für die Bieter interessanten Unterlagen mit nur geringem Mehraufwand leicht zusammen stellen und elektronisch verfügbar machen. Erfahrungsgemäß lassen sich damit typische Bieteranfragen im laufenden Verfahren gut vermeiden. Die Unterlagen müssen dann nicht mehr unter Zeitdruck während der Angebotsphase herausgesucht werden.
Die Unterlagen sollte den Bietern in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden. Gut geeignet ist zum Beispiel eine CD-ROM, die mit den Verfahrensunterlagen versandt wird. Sofern technisch möglich, können die Unterlagen zum Beispiel auch über einen ftp-Server zugänglich gemacht werden.
Übersicht der Unterlagen
1. Baseline der Energiekosten
- Die Berechnungsdatei mit den Verbrauchs- und Kostenwerten wird von den Bietern für die Kalkulation der Einsparung und zur Plausibilitätsprüfung genutzt.
2. Dokumentation der Technischen Anlagen
- ergänzend zu den Erhebungsbögen, zum Beispiel:
- Auflistung der Lüftungsanlagen und Heizkreise
- Geräte- bzw. Leuchtenlisten
- Funktionsbeschreibungen von energierelevanten Anlagen
- In der Regel nicht notwendig bzw. sinnvoll ist die Übergabe einer vollständigen Bestandsdokumentation der Gebäudetechnik (Revisionsunterlagen). Diese sollte aber bei Bedarf in der Feinanalyse bzw. zur Entwurfs-/ Ausführungsplanung zugänglich gemacht werden. Nur in Ausnahmefällen, z.B. für Pflichtmaßnahmen, können bereits in der Grobanalyse Gewerkegrundrisse M1:50, Berechnungsunterlagen (Wärmebedarf, Hydraulik etc.), Datenblätter etc. sinnvoll sein.
Eine Excel-Vorlage für die Dokumentation der Lüfungsanlagen und Heizkreise stellen wir Ihnen gern zur Verfügung. Bei Interesse sprechen Sie uns an: 
Zur Contracting-Hotline.
3. Anlagenschemata
- Schaltschemata z.B. für Heizung, Warmwasserbereitung, Lüftung, Kälte etc.
- Sofern vorhanden: Zentralengrundrisse
- In der Regel nicht benötigt werden Gewerkegrundrisse M 1:50, Strangschemata etc.
- Übliche Dateiformate, zum Beispiel Autocad-Dateien (dwg oder dxf) können von den Bietern in der Regel problemlos genutzt werden. Papierpläne, die nicht elektronisch vorliegen, sollten eingescannt werden (z.B. von einem Reprografie-Dienstleister als pdf oder tiff). Schwarz-weiß scans sind meist ausreichend, sofern alle relevanten Inhalte eindeutig erkennbar sind.
4. Energierechnungen
- Die Energierechnungen werden bereits für die Baseline-Erstellung ausgewertet. In diesem Zusammenhang können sie leicht eingescannt werden, um sie dann geordnet nach Jahren und Energieträgern elektronisch den Bietern zur Verfügung zu stellen.Die Bieter haben damit die Möglichkeit der Plausibilitätsprüfung.
- Zur Grobanalyse ist die Baseline in der Regel vorläufig. Nach Vertragsschluss ist der Contractor verpflichtet, die Baseline zu prüfen. Die Übergabe der Rechnungen bereits mit den Verfahrensunterlagen erspart den damit verbundenen Aufwand zu einem späteren Zeitpunkt.
- Sofern möglich sollten auch die Energielieferverträge den Bietern zugänglich gemacht werden. Mindestens sollten sie aber dem Projektbearbeiter zur Verfügung stehen, um zum Beispiel auf eine Bieteranfrage hin die Möglichkeit von Energieträgerumstellungen prüfen zu können.
5. Gebäudegrundrisse
- Grundrisse sollen dem Bieter die Orientierung im Gebäude ermöglichen und einen Überblick über die Räume und ihre Nutzung geben. Gut geeignet sind zum Beispiel Zeichnungen im Maßstab 1:200 oder Fluchtwegpläne.
- In den Grundrissen sollten die Raumnutzungen, Raumnummern, der Maßstab und die Gebäudeorientierung erkennbar sein.
- Hilfreich sind auch Pläne mit Flächen- und Raumtemperaturangaben. Nicht erforderlich sind in der Regel Gewerkepläne M 1:50 (Ausführungs- bzw. Revisionszeichnungen)
- Als Formate sind z.B. dwg, dxf oder pdf geeignet.
6. Raumbuch
- Ein aktuelles Raumbuch ist eine wertvolle Kalkulationsbasis für die Contracting-Bieter. Raumbücher enthalten in der Regel Raumnummer, Geschoss, Fläche und Raumname bzw. Nutzung. Manchmal sind auch Angaben zur technischen Ausstattung der Räume enthalten.
7. Lastgänge Strom
- Lastgänge, also der tägliche Verlauf der Stromabnahme, werden vom Stromversorger entweder auf Anfrage übermittelt oder stehen online in Ihrem Kundenbereich zur Verfügung (xls o csv).
8. Pflichtenhefte
- Viele Bauverwaltungen haben eigene Pflichthefte zur Gebäudeautomation oder allgemeinen Installationsstandards. Diese sollten als Vertragsbestandteil vereinbart werden und dazu bereits den Verfahrensunterlagen beigelegt werden.
9. Zählerlisten
- Über Zählerlisten gelingt es den Bietern, sich ein genaues Bild über die Energieflüsse im Gebäude zu machen und die Einsparpotenziale mit einer hohen Sicherheit zu berechnen.
- Besonders relevant sind die Zählerlisten für das Basisjahr der Energiekostenbaseline.
- Falls keine Dateien vorhanden sind, werden auch handschriftliche Listen gern genutzt.
Auf Anfrage senden wir Ihnen die Unterlagenliste als editierbare Excel-Tabelle (erleichtert die Koordination und die Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses für die Vergabeunterlagen). Bei Interesse sprechen Sie uns an: 
Zur Contracting-Hotline.
Bild: © 
charles taylor - Fotolia.com